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人力資源信息化管理

作者:博為運營中心 來源:博為企業管理咨詢公司 日期:2017-12-28 16:54:08

提供人力資源審計,人力資源信息化規劃,人事信息化產品選型與實施監理,以及自有e-HR產品【博為eHR-H2/H2S/H2C】的銷售、實施與服務。

一、人力資源信息化管理是什么

人力資源管理系統(Electronic Human Resource,簡稱e-HR系統)包括人事日常事務、薪酬、招聘、培訓、考勤、考核等,也指組織或社會團體運用系統學理論方法,對企業的人力資源管理方方面面進行分析、規劃、實施、調整,提高企業人力資源管理水平,使人力資源更有效的服務于組織或團體目標。 

二、當前企業可能面臨的人力資源管理問題

隨企業的發展與規模的擴大,人力資源部門將面臨更加繁重的工作,例如人員招聘、績效考核、薪資核算與發放等,工作任務量都會隨之遞增。而傳統的工作方式,沒有形成系統化管理,導致人力資源部門經常出現數據丟失、加班做工資、做大量重復性工作等,不但影響工作效率,而且容易出現差錯,同時也影響著企業運營管理效率。

傳統人力資源管理存在的問題:

1. 企業內部管理混亂

企業人力資源部面臨的人事檔案、考勤、招聘、薪資、考核、培訓等信息不斷增加,管理越來越繁瑣,容易混亂無序;

人力資源數據分散,缺乏有效的整合,無法做到人力資源的合理優化,人事部門需要花費大量的時間處理重復性的人事資料,造成時間與資源的嚴重浪費;

組織架構復雜,人員變動異常,人事資料無法做到及時更新。

2、考勤數據無法做到有效統計分析

企業人員規模擴大,每日考勤數據隨之增加,人事部門無法短時間內判斷出每位員工的考勤狀態,需要花費大量的時間進行統計;

隨著考勤數據的累積,企業需要按照不同的維度進行統計分析,進行科學的決策,但由于數據龐大,難以快速輸出結果,時間成本巨大;

企業對于員工假期、請假、調休等缺乏系統化管理。

3. 企業招聘工作無法滿足企業發展需要

企業組織架構龐大,各部門機構地域分散,崗位繁多,人力資源部門無法對各崗位需求有及時、清晰的了解,招聘人員上造成工作量大,但效果不明顯;

企業招聘流程繁瑣,溝通成本高,效率低,未形成規范化管理,缺乏有效的人才甄選管理方式;

企業人才庫管理混亂或未建立企業人才庫,在招聘過程中無法為人力資源部及時提供企業招聘所需人才信息,以及人才的積累和查詢渠道;

4. 薪資計算工作重復性高,工作量大

手工計算薪資工作量大、復性高,經常出現人為筆誤,使得準確率低;

考勤資料(請假、加班、調休)統計不完善,核對工作困難,進一步加大了薪資核算工作;

薪資計算類別復雜多變(月薪、計件工資、計時工資、正式工、臨時工、績效工資等);

5. 績效管理缺少規范性

績效管理方法缺乏科學性,對于組織績效與員工績效的考核沒有一套科學的考核方案;

績效管理流程不規范,企業內部上下標準不一,缺乏統一的考核依據;

企業績效考核成本高,效率低,缺乏有效的監督與反饋管理體系;

6、培訓工作缺乏系統規劃

企業沒有年度培訓規劃,也無法為員工制定系統化的的培訓計劃,導致企業內部資源沒有得到有效利用,培訓效果不佳;

企業沒有完善的員工職業規劃管理,無法針對員工個人制定有效的培訓課程,造成員工能力提升緩慢,缺乏歸屬感與工作激情;

培訓管理流程不規范,包括培訓前期準備工作與現場管理工作無法有效落實,培訓評估結果不能即時做出評估等

7. 公司決策過程中缺乏數據依據

企業內部信息數據繁多,信息數據管理不建全,無法及時存儲、更新,缺乏數據分析與收集,難以應對管理層所需各種數據報表,管理層無法實時了解企業人事發展動態,也無法為企業重要決策提供有力數據支持。

三、博為的解決思路

博為人力資源管理解決方案是基于互聯網的B/S架構,采用“集中部署,分散應用”的應用模式,將數據集中存儲在一臺服務器中,各個應用端通過互聯網或者內部網實現系統的遠程登錄應用。此種應用模式,將各應用端通過網絡實現在線業務處理,管理者可實現在線審批及監控,使人力資源管理工作決策的高效化、統一化、制度化得到有力的保障,真正達到集中管理、集權管理的目標。

其中,整個方案以組織機構管理、人員管理、考勤休假管理、薪資管理、績效考核、社保管理、合同管理、招聘管理、培訓管理、報表中心、自助服務為核心功能模塊,是企業管理層、HR和員工全員參與的,適合企業進行多層次管理的人力資源管理系統整體解決方案。

四、博為為客戶提供的價值

、業務層面

eHR軟件是信息化時代與人力資源管理發展趨勢下的產物,它改變了傳統的人事管理模式,解決了人力資源管理所面臨的問題。整體而言,導入eHR軟件在業務層面可以帶來的優勢具體如下:

        實現信息共享

eHR從根本上扭轉了公司內部信息無法共享的弊端,所有數據均放在數據庫當中,被賦予訪問權限的人員,可以隨時查看及調用信息數據。同時,通過數據庫本身的數據庫備份機制以及數據庫維護計劃可以很好保證數據的安全性。

? 規范業務流程管理

eHR系統具有整體性,要求系統有嚴格的流程和權限控制,在開發系統過程中需要充分考慮各模塊間流程的控制。系統根據這些預設的流程自行運轉和監控,以事件和流程推動工作的運行,規范人力資源管理相關業務流程。

? 實時了解人事動態

eHR軟件采用B/S結構,結合手機APP客戶端,企業人員可隨時隨地通過互聯網登錄系統,查詢公司人力資源信息,提交或審批各種申請,完成眾多的人力資源管理工作。

? 有效降低工作成本

eHR系統可突破時間、空間、人數的限制,人力資源管理更加系統化、規范化,使得事務處理時間大大降低,效率顯著提升,可以節省人力資源管理的直接成本與間接成本。

? 提高工作質量

互聯網化、流程化的工作條件和工作方式區別于傳統的手工工作方式,可減輕工作量,減少工作中的錯誤,在提供更快捷、更正確服務的同時,規范了業務管理流程,促進業務的順利對接,提高人力資源管理工作的質量。

2、使用者層面

1)、高層管理人員

? 及時獲取公司人力資源相關信息

利用互聯網,高層管理人員可以隨時進入系統,查閱與公司人力資源相關基本信息,如公司各部門人員分布情況,招聘工作推進是否順利,近期的培訓計劃,績效考核成績等等。

? 便高層管理人員進行事務審批

通過eHR系統預設的業務審批流程,高層管理人員進入系統后,系統將提示需要該高管人員進行審批的事項,從而避免了因高管人員頻繁公出而導致的事務運行暫停的局面,確保公司事務流程的迅速運轉,提高公司整體運行效率。同時,很多業務流程的審批人,系統可以自定義,進步一增強了業務處理的靈活性。

? 為高層管理人員決策提供支持

e-HR軟件能夠為高層管理人員的決策提供豐富、準確的內部人力資源信息,同時,系統擁有數據統計分析功能,生成各類統計分析報表,為高層管理者決策提供數據支撐。

2)、中層管理人員

? 搭建內部溝通平臺

人力資源管理的部分職能需要由員工的直接上級完成, eHR軟件為中層管理人員履行人力資源管理職能提供了一個開放的平臺,使人力資源管理職能夠真正充分下放,為人力資源管理和部門事務管理對接提供支持,使人力資源管理部門與其他部門建立共同的溝通語言,提高公司整體的人力資源管理運作效率。

? 履行工作職責

通過自助系統,或對直線經理開放相應的功能模塊,在公司內部可以實現集中控制,分散化處理。例如,人員招聘、培訓、績效評估、崗位管理等均需要直線經理參與。因此,借助eHR系統,直線經理可以履行本職工作,這樣不僅提高了人力資源管理的效率,更使中層經理參與到公司的人力資源管理中。

? 及時處理各項人力資源相關工作

eHR系統可幫助中層管理人員及時處理人力資源相關工作,提高工作效率。例如:中層經理可以通過系統及時審批和處理下屬人員提交的各種申請,參與到員工的績效考評中,實現績效考評在線評估, 避免填寫大量表格等繁重工作.同時,根據員工的歷史績效考評結果,實施績效輔導。

3)、人力資源管理人員

? 提高人力資源管理人員工作效率

人力資源管理人員可以利用審批流管理日常工作,方便、快捷地處理員工加班、請假、休假、職務變動等具體日常事務。eHR軟件的薪酬、保險管理模塊使員工薪酬、保險的計算更加方便;考勤模塊可自動獲取考勤機數據或者通過EXCEl批量導入數據,然后自動核算出員工的考勤結果;績效管理模塊真正實現了在線實施考核;培訓模塊也實現了培訓全過程管理,等等。

? 及時預警管理工作中的重要事務

系統提供預警功能,對員工轉正、合同到期、員工生日等事件提供提前通知的功能,避免因遺忘而導致事務延遲或中止等情況的發生。

? 完善人力資源管理體系

eHR軟件的各個模塊融合了博為人力資源管理領域的經驗積累和科學的管理工具,是一套系統化、科學的人力資源解決方案,不僅可以幫助人力資源從業者提高管理效率和效果,也能夠完善企業人力資源管理體系,提升企業人力資源管理水平。

4)、員工

? 信息察看和維護

員工可以通過自助服務系統了解個人的出勤、假期、薪資、績效等信息的當前和歷史狀況,并對專屬于自己的個人信息進行查看或修改。

? 理個人工作事物

利用預設的審批流程,員工可以方便地提交個人請假、休假、加班、調休等申請,并查詢申請審批狀態。同時,通過360度考評法,員工可以在網上實現個人工作評估,對其他同事或經理進行工作績效評價。

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